1. В начале курса дается определение тайм-менеджменту и краткая история появления.
Появившись изначально на производстве в настоящее время практики будут полезны всем.
Первые упоминания относятся к древнему миру. Автор Сенека.
По мнению Леона Альберти «успешным станет тот, кто научится управлять временем с пользой».
Важно – составлять список дел и расставлять приоритеты.
Б. Франклин разработал собственную систему управлением временем.
Следующий этап развития – Промышленная революция, сформировавшая потребность в управлении временем. Начинает применяться хронометраж.
Тайм-менеджмент в СССР появился во времена НЭПа (1921 – 1928 гг.)
Новая волна популярности в 1980-х гг.
2 особенности: люди могут применять методы планирования предприятий и все приемы выглядят так, будто рассчитаны на роботов.
Новый виток развития – 1989 г. Тим Бернерс Ли изобретает www.
С. Кови автор «7 навыков высокоэффективных людей»
Цель тайм-менеджмента обеспечить появление «25 часа».
Проактивный подход к жизни.
Цель – желаемый результат действий для человека.
Целеполагание – умение ставить цели и достигать их.
Задача – выполнения определённого действия для достижения целей.
Без четкого понимания цели управлять временем затруднительно.
Существует 2 типа поведенческих моделей – Приспособленческие и Целеориентированные.
Стивен Кови выделяет 2 типа – реактивные и проективные.
Круг забот наружной, круг влияния – внутренний.
Ценности как основа целеполагания.
Цель – предмет сознательного или бессознательного стремления, результат к которому стремится человек.
При выборе и постановке человек ориентируется на ценности, идеалы и нормы.
Базовые ценности – мемуарник (собрание важных событий жизни – помогает сформировать список ключевых ценностей), анализ потребностей (потребность – острая необходимость в чем-либо. «Пирамида Маслоу»), декларация о личной миссии, техника перехода от повседневных задач к ценностям – по Глебу Архангельскому.
Техника целеполагания.
Постановка правильного вопроса и ответ на него. За 2-4 логических вопроса моно перейти к глобальным ценностям.
Подход Алана Лакейна – моделирование предельных ситуаций. (Н: ситуация в которой совершается конкретный поступок).
Последовательность: осознать выбор – оценить последствия (1,2 и более вариантов) – сделать выбор.
Еще один подход – Декларация о личной миссии.
Цель не равно Миссии. Цель – то, что завоевывается в жизни для себя, миссия – цель, направленная на благо других людей.
Миссий может быть несколько, в зависимости от количества социальных ролей.
Ключевые области жизни.
Выявление ключевых областей позволяет выявить четкую структуру дел и развиваться сбалансировано.
Есть универсальные области и индивидуальные. Выделяют следующие: учеба, семья, друзья, здоровье, отношения, карьера, спорт, путешествия, хобби.
Можно выстроить связи между разными областями. Обычно у человека выделяют 1-2 ключевых.
Интеллект-карта – отражает многомерное мышления человека, позволяют отобразить структуру и связи.
Центр жизненных интересов.
Сюда относятся: отдых, отношения, семья, финансы, карьера, личностный рост, духовность.
Для проактивного будущего важно уметь выразить свои мечты в форме долгосрочных целей.
Реклама, пропаганда и окружение являются источниками навязанных целей.
2. Время как невосполнимый ресурс.
Важно ценить время, ведь его с каждым днем становится все меньше.
Пирамида Франклина: план на неделю – краткосрочный план (1-12 мес.) – долгосрочный план (3-5 лет) – генеральный план – глобальные цели – основные жизненные ценности.
Поглотители времени.
Или хронофаги – с греч. «буду есть время». Чаще всего это действия самого человека, но и устранить их в наших силах.
Чаще всего это – интернет, соц. сети, игры. Для жителей больших городов время на дорогу тоже сжирает множество времени.
По мнению Эдисона – сон также относится к хронофагам.
Одна из классических ловушек – неумение говорить «нет».
Лень – также большая проблема.
Главное – выявить конкретные хронофаги для себя и понять, что с ними можно бороться.
Нужно ответить на вопросы/продолжить фразы: На что я трачу много времени? Я бы мог заняться чем-то важным, если бы не…? Я бы хотел успевать… Я бы хотел делегировать… Я отвлекаюсь на…
Большая часть потерь приходится на 1-2 хронофага.
Отсутствие самодисциплины – серьезная проблема, нужно провести анализ чем можно помочь самому себе.
Техника хронометража – поможет уделить больше времени на важное и уменьшить затраты на второстепенные. Нужно провести анализ временных затрат и исключить/уменьшить хронофаги.
Советуют использовать как обычные бумажные записи (разбивка дел по категориям, простановка временных затрат, анализ, выводы), так и уже известные сервисы ToDoList.
3. Планирование.
Метод эффективного распределения времени.
Древ. Греческие боги – Кайрос (благоприятный момент по выполнению задачи - места, люди, обстоятельства внешние и внутренние) и Хронос.
Контекстное планирование – подразумевает разделение всех задач на жесткие и гибкие (кайрос).
Гибкие задачи выполняются в порядке приоритетности между жёсткими задачами.
4. Обзор задач и его роль принятии решений.
Любая ситуация выбора связанна с неопределенностью. Для принятия решения нужно снизить неопределенность.
Обзор – карта, дающая возможность увидеть все направления движения и все детали.
Суть – создания карта с учетом всех мелких деталей. Обзор не привязан ко времени и позволяет увидеть все возможности.
Интеллект-карта. Тони Бьюзен автор книги и создатель метода ИК.
В его основе – принципы работы мозга и способы повысить его эффективность.
Принцип:
- Чистый лист бумаги в альбомной ориентации.
- Расположить в центральной части листа изображение.
- Нарисовать ответвления от центрального изображения. Ветви = ассоциации.
- Ветви должны быть изогнутыми (схожесть с нейронными центрами).
- Используйте графические элементы в разных частях карты.
- Используйте цвет.
- Оставляйте свободное пространство.
5. Приоритеты, оптимизация расходов.
Как потратить время на главное?
Матрица Эйзенхауэра – метод расстановки приоритетов. Представляет собой 4 квадрата (важные и срочные дела, важные несрочные дела, неважные, но срочные дела, неважные и несрочные), основание – 2 оси – важность по вертикали и срочность по горизонтали. В каждый из квадратов записываются дела и получаем четкую картину по задачам.
Метод АБВГД.
Начинает нужно со списка дел на конкретный день. Далее нужно проставить буквы напротив каждой из задач. Рейтинг проставляется от А (самые трудоёмкие) до последней буквы в зависимости от количества задач.
Принцип Парето.
Назван в честь итальянского экономиста. Соотношение 20% к 80%.
С этим принципом связывают японское экономическое чудо.
В тайм-мендежмент принцип ввел Ричард Кох. (Принцип 80/20)
Делегирование.
Питер Друкер – без управления временем сложно управлять чем-то еще.
Делегирование используется для:
- чтобы самому эффективно использовать время освободившись от рутинных задач
- чтобы распределить задач и выстроить систему работы
- чтобы мотивировать сотрудников выполнять задачи
- чтобы проверить на что способны сотрудники
6. Технологии достижения результата
Распределение рабочей нагрузки
Неотъемлемой частью развития общества является увеличение рабочей нагрузки. В 20 веке в Японии даже появился термин «КарОси» – смерть из-за больших нагрузок на работе.
Стресс, связанный с работой, появляется в момент, когда обязанности не связаны с должностью, жесткие сроки и высокий темп также сказываются негативно.
Важно распределять нагрузку для сохранения высокой производительности.
Работоспособность и биоритмы
Биологические ритмы человека практически неизменны с давних времен.
Делят обычно на дневной и недельный. Важно учитывать влияние местности проживания (городская/сельская).
По активности подразделяют людей на следующие хронотипы: совы (40%), жаворонки (25%), голуби (35%).
Правила организации эффективного сна.
- Ритмичность – 5 мин отдыха раз в час.
- Максимальное переключение на другую задачу.
- Смена контекста.
Перерывы желательно делать как приятными, так и полезными. Существует оценка смены контекста в баллах в зависимости от кардинальности. (1-5 баллов).
Самый действенный способ восстановить работоспособность - сон.
Как повестить его эффективность – выработать ритмичность (ложиться и вставать в одно и тоже время), оптимальная продолжительность сна (идивидуально), переключение и настрой на сон, правильное пробуждение.
Микросон (10-15 мин) помогает освежить мозг без ущерба для работы.
Техника якорения.
Эмоциональный якорь – конкретный триггер, запускающий четкую эмоциональную реакцию.
Техника заключается в поиске определенного ресурсного состояния, а якорь – воспоминание.
Техника призвана настроить человека на нужный лад.
Якоря бывают разных модальностей – визуальные (цвета, интерьер, жесты и пр.), аудиальные (звуки, тон, тембр), кинестетические (ощущения, запахи, вкусы).
Существует 2 способа возникновения якорей – путем многократного повторения и на пике сильного эмоционально переживания.
Связка: якорь – ассоциация – действие. 1 якорь – 1 действие.
