Курс содержит материал, связанный с формированием системы эффективного управления временем и внедрения технологий тайм-менеджмента в практику профессиональной деятельности специалиста.
Техники целеполагания.
- Моделирование предельных ситуаций;
- Декларация о личной миссии
- анализ потребностей
- Зачем мне это нужно?
Когда сделаны первые шаги в определении долгосрочного видения жизни, необходимо определить ключевые области, на которые можно условно разделить жизнь, например:
- Учеба;
- Семья;
- Друзья;
- Здоровье;
- Отношения;
- Спорт;
- Карьера, Работа;
- Яркость жизни.
При создании карты ключевых областей жизни используется технология создания интеллект - карт.
Для проактивного планирования будущего необходимо уметь выразить свои мечты в форме долгосрочных целей. А для этого нужно четко понимать, чего же мы хотим достичь. Необходимо представить себе один день из своей жизни через четыре‑пять лет. Лучше описать это видение будущего письменно. Необходимо ответить на несколько вопросов:
- С чего начался ваш день?
- Какое самое яркое впечатление дня?
- Где вы находитесь?
- Что и кто вас окружает, о чем говорят люди, находящиеся рядом?
- Как и над чем вы работаете?
- Каких результатов вы достигли?
- Какие проблемы вам удалось решить?
- Как вы отдыхали?
- Какое главное событие дня?
Системы контроля и учёта расхода времени.
Пирамида Франклина.
Суть системы в том, чтобы подразделять одну большую задачу на несколько маленьких, от краткосрочных тактических до долговременных стратегических. Пирамида Франклина дает целостное представление пути к своей мечте, т.е представление всего маршрута к мечте целиком. Модель представляет собой пирамиду, в основе которой лежат жизненные ценности человека, а на вершине – ежедневные планы, дела и задачи. Все ступени пирамиды взаимосвязаны и оказывают влияние друг на друга.
Ведение хронометража.
Обычно все дела выделяются в четыре категории:
- Главное - всё, что можно назвать «стратегическим вложением времени и сил», все новое, связанное с обучением (но не рутина), развитие, новые контакты, здоровье, время для размышления все, что связано с тайм-менеджментом и эффективностью.
- Рутина - все домашние и повторяющиеся, регулярные рабочие дела. Словом,. если работает на развитие — то «Важное». Если просто поддерживает какие-то текущие процессы на нужном уровне — то «Рутина».
- Сон и отдых - сюда относится только такой отдых, который может быть приравнен ко сну или превосходит сон. Например, дыхательные упражнения.
- Потери - дорога, интернет, ненужные разговоры.
Работа с хронометражем строится в три этапа: запись — учет; обработка результатов, осознание; выводы и изменения в планах.
Обычно рекомендуется записывать каждые 10 минут, при каждом переключении внимания, более мягкий вариант - начало и окончание каждого действия. Даже если записывать хронометраж с погрешностью на 5 минут, данные все равно будут очень полезны. Обычно двух недель бывает достаточно, чтобы понять, на что тратится время и в дальнейшем, с приобретением навыка ведения хронометража, можно возвращаться к нему в период дедлайна. Задача первой недели хронометража – просто посмотреть на себя в зеркало, не предпринимая никаких активных действий, а второй, попытаться на основе сделанного анализа, начать борьбу с поглотителями времени.
Важным результатом хронометража является и то, что мы получаем объективную картину времени, в том числе на долгосрочную перспективу. Также мы приобретаем новую, важную информацию о себе и о наших личных резервах роста. Кроме того, это возможность количественно отслеживать улучшения и управлять своим временем на основе фактов, а не мнений. Самое главное это выработка чувства времени. Проведя хронометраж и проанализировав расход своего времени, можно откорректировать его и сделать так, чтобы появилось время на важные дела.
Планирование.
Контекстное планирование.
Контекстное планирование в тайм менеджменте подразумевает разделение всех задач на:
- Жесткие – привязанные к точному времени;
- Гибкие – выполнение которых зависит от определенных обстоятельств или условий. Задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств)
Гибкие задачи выполняют в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами. Необходимо избегать ненужных жестких задач. Чем меньше в расписании жестких задач, тем больше пространства для маневра.
Обзор задач.
Обзор – своеобразная карта, дающая нам возможность увидеть все направления движения и все детали. Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали.
Обзор отличается от плана. Основное отличие обзора от плана состоит в том, что обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной сейчас задачи.
Обзор задач выполняется с помощью создания интеллект-карт.
Расстановка приоритетов.
Матрица Эйзенхауэра.
- A - Это первостепенные задачи, которые следует выполнить сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем.
- B - Работа, к которой нужно отнестись ответственно, однако сроки ее выполнения не являются критическими.
- C - делегировать.
- D - пожиратели времени.
Метод АБВГД (ABCDE).
- Задача А – обязаны сделать! Это важные, срочные дела, игнорирование которых приводит к серьезным последствиям.
- Задачи буквы Б – следует сделать! Но можно и отложить. Ничего критического не произойдет. Во всяком случае в самое ближайшее время.
- Задачи, отмеченные буквой В – можно делать, а можно и не делать. Особой значимости у этих занятий нет.
- Задача, маркированная буквой Г – отдать другому. Если часть проектов делегировать, то останется время до своих дел А.
- Задача Д – для удаления из списка.
Для того, чтобы грамотно выставить приоритеты, согласно данному методу, задайтесь вопросом: «То, что я хочу выполнить, способствует ли реализации моей главной цели? И насколько это способствует?». Согласно ответу – назначайте соответствующую категорию.
Принцип Порето.
20% времени мы тратим на полезные действия, а 80% — на соцсети, котиков и прочие приятные, но малополезные вещи.
Сосредоточьтесь на 20% вещей, которые являются самыми главными. Начинайте с самого сложного. С другими задачами разбирайтесь по остаточному принципу. Основную работу выполняйте в то время, в которое вы наиболее эффективны.
Делегирование.
Такой инструмент, как делегирование, используется для следующих целей:
- Чтобы самому эффективно использовать освободившееся от рутинных задач время. Руководителю всегда есть чем заняться - так пусть это будут стратегические и бизнес-задачи, а не мелкие дела.
- Чтобы распределить задачи и выстроить систему, работающую как часы: от момента первого прихода клиента на сайт до совершения покупки и доставки заказанного товара.
- Чтобы мотивировать сотрудников выполнять свои обязанности. В противном случае есть риск, что они не будут работать: зачем стараться, если придет начальник и сделает всю работу сам?
- Чтобы проверить, на что работники способны. Возможно, кто-то не справится с обязанностями - тогда есть смысл подумать о замене. А кто-то сидит не на своем месте.
Таким образом, Делегирование — это такая организация работы, при которой руководитель распределяет между подчиненными конкретные задания.
Как настроить себя на решение задач.
Для настройки себя на рабочий лад используйте технику эмоционального якорения.
За термином «эмоциональный якорь» скрывается конкретный стимул (триггер), запускающий четко определенную эмоциональную реакцию. Таким образом, техника якорения заключается в поиске определенного ресурсного состояния, а якорь – это воспоминание, которое необходимо вызвать в памяти.
Выбирая «якорь», важно учитывать следующие моменты:
- Один «якорь» ставится только на одно состояние. Ни в коем случае нельзя использовать один и тот же «якорь» для различных настроек. Так, например, если вы выбираете чашку кофе в качестве «якоря», чтобы собраться перед работой, не стоит пить кофе, находясь на отдыхе, иначе организм автоматически настроится на активную деятельность.
- «Якорь» для настройки на работу должен быть уникальным, лучше всего, если он не будет ассоциироваться с другой деятельностью или состоянием.
